ApeSoft, primer fabricante español de Business Intelligence en expansión mundial, ha anunciado que su cliente Praxair México - mediante la utilización de la solución DataCycle Reporting - ha reducido la generación y distribución manual de informes en Excel, mejorado los tiempos de reacción ante desviaciones a través de la generación de alertas y ha conseguido estrechar los canales de comunicación con sus clientes y proveedores.

Praxair es una compañía estadounidense fundada en 1907 con oficinas en más de 30 países y 27.000 empleados repartidos por todo el mundo, dedicada a la producción de gases industriales y con más de 1 millón de clientes repartidos por todo el planeta. La subsidiaria en México decidió a finales de 2008 optimizar el flujo de información dentro de su organización, mediante la implantación de una solución de BI. Para ello, se decidieron por DataCycle Reporting, la solución desarrollada por ApeSoft.

Antes de la llegada de la solución, en Praxair México al igual que en muchas organizaciones, existían largas jornadas de trabajo dedicadas a la generación y distribución manual de información utilizando Excel. El tiempo y los recursos dedicados para esta tarea no permitían aprovechar el talento del personal implicado en este tipo de labores.

Tras el proceso de implantación, DataCycle Reporting extrae la información de diversas fuentes, principalmente del ERP JDEdwards - donde se integran los módulos de la parte financiera, órdenes de ventas y distribución - y también desde otros sistemas desarrollados dentro de Praxair México, basados fundamentalmente en SQL.

De forma diaria, Praxair envía 30/40 informes, algunos con perfiles operativos, otros financieros, compras, pero a lo largo del mes, sobre todo en los cierres generan informes financieros, carteras, estados de cuentas, etc. - información destinada a 500 usuarios. La solución ha contado con una gran acogida en la compañía, tal y como apunta Martín Vega, Gerente de Sistemas de Información en Praxair, "al usuario final lo que más le agrada es que todos los días cuando llega a su ordenador tiene un informe con la información que él necesita para tomar decisiones".

Generación de alertas

"Lo estamos utilizando para varios propósitos, muchos de ellos son financieros, pero realmente lo estamos usando para otras cosas que ni si quiera pensábamos que se podría. Un ejemplo de ello es la generación de alertas. Tenemos alertas basadas en DataCycle como puede ser la parte presupuestaria: cuando el gasto real empieza a superar el presupuesto, se genera un informe en Excel que es enviado al dueño del presupuesto advirtiéndole de este hecho", explica Martín Vega.

Ese mismo sistema de generación de alertas también se emplea para avisar de los excesos en la inversión o en el área de distribución para controlar la seguridad en el procesamiento de las unidades, por ejemplo, midiendo el grado de velocidad y alertando cuando se producen excesos. "Nuestras unidades tienen GPRs instalados que graban algunos KPIs de la unidad como es la velocidad. Estos equipos envían en línea diferentes mediciones como la velocidad. Cuando una unidad de distribución rebasa algún limite, una alerta es generada y usando DataCycle, levantamos estas alertas y las enviamos a los Jefes de Distribución quienes tomarán las medidas necesarias para evitar un accidente. Todo esto con un desfasamiento de 5 minutos máximo. De forma adicional, al llegar a nuestro centro de distribución esa unidad vacía esa información en una Base de datos SQL. Entonces DataCycle lee todos los excesos de velocidad de ese día y los envía a los jefes de distribución", comenta Martín Vega.

De esta forma, los jefes de distribución de Praxair reciben sólo la información de los excesos - no de toda la operación - y con esos datos, pueden tomar las decisiones y medidas oportunas dependiendo de la cantidad y de la frecuencia de este tipo de incidencias.

Los beneficios

Para Martín Vega de Praxair, "los beneficios son múltiples, quizá el mayor podría ser la eliminación de errores derivados de la manipulación de datos en Excel, ya que ahora evitamos procesar la cantidad de información, subirla a un archivo Excel y partirla en varios documentos después".

Además de la reducción de errores, se ha incrementado el aprovechamiento del talento al poder contar con recursos humanos destinados a tareas más productivas para la organización que la generación de informes manualmente.

También destaca la mejora en la relación con los proveedores y clientes, tanto en imagen, como en procesos de trabajo. "Se han reducido las llamadas de los proveedores sobre el estado de sus facturas, ya que les enviamos un aviso de depósito con un extracto de cuentas donde se indican todos los detalles. Además, hemos ganado en imagen de compañía, ya que podemos ofrecer más información a clientes y proveedores y hemos estrechado nuestros canales de comunicación con ellos".

Recientemente han iniciado un proyecto de implantación de la solución DataCycle Planning para la gestión integral del proceso presupuestario de la compañía y han adquiridos también dos módulos más de DataCycle Reporting: MyVision, solución que permitirá a los usuarios acceder vía web a los informes generados por DataCycle Reporting; y Dashboard Kit para la generación automatizada de informes tipo Cuadro de Mando que incluye capacidades gráficas avanzadas para ayudar a los usuarios a realizar un análisis más rápido e intuitivo de la información.

Sobre ApeSoft (www.apesoft.es)

ApeSoft es una compañía de software de Business Intelligence basado en resultados Excel para análisis de información, presupuestación y planificación estratégica, fundada en 1994, con sede central en España y oficinas en Estados Unidos. ApeSoft tiene clientes en USA, América Latina, Europa y África.

ApeSoft provee soluciones de Business Intelligence a organizaciones de todos los tamaños ayudando a: desplegar capacidades analíticas a todos los niveles, optimizar los procesos de toma de decisiones, mejorar la capacidad de adaptarse a los cambios dentro de un entorno competitivo y aumentar el rendimiento empresarial.

Más de 7.000 usuarios en 300 organizaciones utilizan la solución de ApeSoft DataCycle Reporting, su solución estrella.

Sobre Praxair Mexico (www.praxair.com.mx)

Praxair México es una subsidiaria que pertenece en su totalidad a Praxair, Inc y un suministrador líder de gases industriales en México que opera como compañía global con eficiencia local y capacidades de clase mundial, con más de 300 sitios de producción, distribución y ventas y una fuerza laboral de 2,500 empleados que sirven a una amplia gama de industrias con más de 35,000 clientes.

Guàrdia es Licenciado en Ciencias Económicas y Empresariales por la Universidad de Barcelona. Cuenta con un Postgrado en Dirección Financiera por la Universidad Pompeu Fabra de Barcelona y ha llevado a cabo Seminarios y diversos cursos de actualización de conocimientos sobre Contabilidad, control de gestión, fiscalidad española e internacional y gestión de compras.

Comenzó su carrera profesional en 1990 en la compañía multinacional de servicios de auditoría Ernst & Young, para cuatro más tarde incorporarse al Instituto Dexeus como Jefe de Contabilidad y Control de Gestión. En esta sociedad de servicios hospitalarios promocionó en 1997 al puesto de Director Económico-Financiero, cargo que ejerció hasta 1999.

En ese año se unió hasta 2005 al equipo de Teletech Customer Services Spain, multinacional experta en gestión y atención de clientes, con el cargo de Director Económico-Financiero para las operaciones de esta compañía en Europa. En estos años dirigió los departamentos de contabilidad, control de gestión, tesorería, compras y servicios generales.

Desde 2005 y hasta su reciente incorporación a ApeSoft ha ejercido la función de Director Financiero Corporativo en el grupo Emergia, empresa dedicada a los servicios de atención al cliente mediante call centers.

Sobre ApeSoft (www.apesoft.es)

ApeSoft es una compañía de software de Business Intelligence basado en resultados Excel para análisis de información, presupuestación y planificación estratégica, fundada en 1994, con sede central en España y oficinas en Estados Unidos. ApeSoft tiene clientes en USA, América Latina, Europa y África.

ApeSoft provee soluciones de Business Intelligence a organizaciones de todos los tamaños ayudando a: desplegar capacidades analíticas a todos los niveles, optimizar los procesos de toma de decisiones, mejorar la capacidad de adaptarse a los cambios dentro de un entorno competitivo y aumentar el rendimiento empresarial.

Más de 7.000 usuarios en 300 organizaciones utilizan la solución de ApeSoft DataCycle Reporting, su solución estrella.

ApeSoft, primer fabricante español de Business Intelligence en expansión mundial, anuncia que la multinacional Reed Exhibitions en España utiliza para su control financiero y presupuestario la aplicación DataCycle Reporting.

Reed Exhibitions es la división del grupo multinacional Reed Elsevier. Dedicada a la organización de ferias y congresos, su facturación anual consolidada es de 16 millones de euros. En España la compañía está representada por Reed Exhibitions Iberia y Planner Reed y entre sus congresos destaca Alimentaria (Alimentaria Exhibitions es una Joint Venture entre Reed Exhibitions Iberia y Fira de Barcelona al 50%), Medpi o Expo Reclam.

"Al pertenecer a una empresa multinacional los requerimientos de análisis de la información son altos. Necesitábamos una herramienta que nos permitiera, por un lado, poder ir del detalle a la información global con rapidez, así como analizar la información desde diferentes puntos de vista y DataCycle con el uso de las tablas dinámicas nos lo ofrecía", comenta Teresa Semper.

DataCycle Reporting es utilizado por cuatro personas del departamento financiero, mientras que el despliegue de informes al resto de la organización (actualmente, a unas 50 personas) se realiza mediante DataCycle MyVision - portal de acceso Web personalizado a Informes y Cuadros de Mando. Precisamente, la entrega mediante MyVision permite que los usuarios puedan recibir informes personalizados en función de sus tareas.

"DataCycle Reporting principalmente cubre la obtención de informes para uso interno del área financiera, aunque también hay otros desarrollados para obtener información del área de marketing y ventas, así como otros que combinan los datos de ambos sistemas", comenta la Directora Financiera de Reed Exhibitions.

La información - extraída del ERP Microsoft Dynamics Axapta y de un CRM desarrollado in house - está desgranada en nueve dimensiones analíticas, lo que da lugar a infinidad de posibilidades de análisis.

Cartas de cobro a clientes

Además de para generar informes, DataCycle Reporting es utilizado para la emisión de cartas de cobro a clientes o la automatización de avisos de pedidos pendientes de aceptar.

"En el momento del vencimiento de una factura o de un contrato - si no se ha producido el pago - , damos la orden al ERP para que genere una carta de reclamación, la distribución de la misma se realiza a través de DataCycle Reporting. Es bastante efectivo y la aplicación selecciona por fecha, por vencimiento, por feria, por contrato, todo lo que está pendiente de pago y automáticamente envía el requerimiento por email. Lo mejor es que habitualmente hay una respuesta del cliente - algo que es inmediato. Es una medida que funciona y funciona bien", explica Teresa Semper.

En el caso de la automatización de avisos de pedidos pendientes de aceptar, Reed Exhibitions ha mejorado la agilidad en el caso de la gestión de pedidos de compras. Cada usuario - en función de su responsabilidad - puede hacer una serie de pedidos (estos a su vez con diferentes estados: valoración, revisión, aprobación, rechazo). El sistema permite alertar a cada usuario de los que tiene pendiente de valorar, revisar o aprobar. "Todos los lunes se reciben los avisos a través de un email con un link a MyVision. Ha cambiado fundamentalmente la forma de trabajar porque desde que empezamos - que te recorrías la empresa con papelitos - a ahora, que está todo automatizado, hemos ganado en inmediatez y la respuesta es casi automática. Te da una agilidad tremenda", subraya Semper.

Sobre ApeSoft (www.apesoft.es)

ApeSoft es una compañía de software de Business Intelligence basado en resultados Excel para análisis de información, presupuestación y planificación estratégica, fundada en 1994, con sede central en España y oficinas en Estados Unidos. ApeSoft tiene clientes en USA, América Latina, Europa y África.

ApeSoft provee soluciones de Business Intelligence a organizaciones de todos los tamaños ayudando a: desplegar capacidades analíticas a todos los niveles, optimizar los procesos de toma de decisiones, mejorar la capacidad de adaptarse a los cambios dentro de un entorno competitivo y aumentar el rendimiento empresarial.

Más de 7.000 usuarios en 300 organizaciones utilizan la solución de ApeSoft DataCycle Reporting, su solución estrella.

ApeSoft, primer fabricante español de Business Intelligence en expansión mundial, ha nombrado a Joaquín Lázaro Director General de Operaciones, además es uno de los miembros del Consejo de Administración de la compañía.

Lázaro es Licenciado en Telecomunicaciones por la Universitat Politècnica de Catalunya (UPC) de Barcelona y cuenta con un Máster en Organización e Ingeniería de la Producción y Dirección de Plantas Industriales por la UPC Escuela de Desarrollo Ejecutivo y Profesional.

Su experiencia profesional ha estado vinculada a la gestión de proyectos de tecnología y métodos de desarrollo software. Ha desempeñado diversas funciones en la dirección de desarrollo de producto, soporte y servicios de consultoría de la compañía desde el año 2003. Antes de su incorporación a ApeSoft ocupó puestos de responsabilidad y liderazgo en compañías como Alcatel y Abertis.

Desde su nueva posición, supervisará todo el desarrollo de productos, atención al cliente y servicios profesionales, liderando las áreas de Desarrollo y Soporte; Formación y Servicios.

Sobre ApeSoft (www.apesoft.es)

ApeSoft es una compañía de software de Business Intelligence basado en resultados Excel para análisis de información, presupuestación y planificación estratégica, fundada en 1994, con sede central en España y oficinas en Estados Unidos. ApeSoft tiene clientes en USA, América Latina, Europa y África.

ApeSoft provee soluciones de Business Intelligence a organizaciones de todos los tamaños ayudando a: desplegar capacidades analíticas a todos los niveles, optimizar los procesos de toma de decisiones, mejorar la capacidad de adaptarse a los cambios dentro de un entorno competitivo y aumentar el rendimiento empresarial.

Más de 7.000 usuarios en 300 organizaciones utilizan la solución de ApeSoft DataCycle Reporting, su solución estrella.

ApeSoft, primer fabricante español de Business Intelligence en expansión mundial, ha nombrado a John Kyle Director General de ApeSoft en Norte América. Kyle aporta a ApeSoft más de veinte años de experiencia en el ámbito del software, dónde ha ocupado cargos en el área de marketing y la dirección.

Para el nuevo Director General de ApeSoft Inc., John Kyle, "ApeSoft ha acercado unas soluciones de business intelligence, reporting y cuadro de mando fáciles y asequibles a cientos de empresas de todo el mundo", - y añade- "Estoy entusiasmado con estos productos de automatización del reporting en Excel, del impresionante equipo de ApeSoft y de la increíble oportunidad de ofrecer un enfoque innovador al mercado del Business Intelligence".

Kyle ha desempeñado el cargo de vicepresidente de marketing de ApeSoft desde octubre de 2009 y ha sido fundamental en el crecimiento de la compañía dentro del mercado de software business intelligence. En este tiempo ha fortalecido la presencia global de la compañía desde el área de marketing y ha incrementado la generación de demanda. Ha supervisado la apertura de nuevas oficinas y el desarrollo de nuevas alianzas estratégicas.

"En este punto crítico de nuestro plan de crecimiento, John es el líder perfecto para ApeSoft en Estados Unidos.", explica Jaume Juan, CEO de ApeSoft. "John ofrece la combinación perfecta de entusiasmo, conocimiento de la industria y experiencia en el ámbito de la dirección para conducir ApeSoft Norte América en nuestro plan de expansión".

Antes de su incorporación a ApeSoft, desempeñó el cargo de vicepresidente de marketing de LogiXML, empresa de software de business intelligence, y también el de vicepresidente de marketing y director general de ARC, proveedor líder de soluciones de analítica de tickets de viajes. Además ocupó puestos de liderazgo en empresas como Microstrategy, Silicon Graphics y Cray.

Kyle cuenta con un MBA por la Universidad Heriot-Watt y es Licenciado en Informática por la Universidad de Kentucky.

Cerdanyola del Vallès 6 de mayo de 2010.- ApeSoft, primer fabricante español de Business Intelligence en expansión mundial, abre una nueva oficina en Estados Unidos, en concreto en Washington DC. La compañía que ya cuenta con oficinas en Atlanta, Barcelona y Madrid, continúa su expansión internacional confirmando así su vocación de empresa global y sus planes de crecimiento.

"Nuestra expansión internacional viene dada por nuestro rápido crecimiento y la demanda de nuestros productos de business intelligence y de reporting basados en Excel", explica Jaume Juan, Director General de ApeSoft. Además, "Se ha elegido el área metropolitana de Washington DC, porque cuenta con una amplia base de empresas y talento".

El principal producto de ApeSoft, DataCycle Reporting, es una herramienta de reporting basada en Excel y una plataforma de business intelligence a través de la cual se automatiza la creación y distribución de informes y cuadros de mando a los usuarios, en todos los niveles de la organización. Muchas de las tareas pueden ser centralizadas y simplificadas con DataCycle Reporting, porque es una solución basada en servidor y porque es fácil de usar, ya que los usuarios sólo necesitan saber utilizar Excel.

La nueva oficina se encuentra en Herndon, a sólo unos minutos al oeste de Washington y en el centro neurálgico de tecnología de Virginia del Norte.

Cerdanyola del Vallés/Madrid, 3 de mayo, 2010.- ApeSoft, primer fabricante español de Business Intelligence en expansión mundial, ha anunciado que MRW, compañía líder en transporte urgente, ha puesto en marcha un Cuadro de Mando Integral (CMI) con el que ha podido hacer realidad su plan estratégico.

MRW es una compañía fundada en 1977 en Barcelona, que cuenta en la actualidad con más de 13.000 personas vinculadas a la marca, más de 1.300 franquicias y 60 plataformas operativas. Este proyecto enmarcado en su Plan Estratégico ha permitido a MRW detectar y corregir desviaciones, alinear la estrategia con el negocio y desarrollar una cultura organizativa orientada a la proactividad.

En su afán por afrontar grandes retos en el medio y largo plazo y por reafirmar su liderazgo en el sector, MRW decidió poner en marcha una nueva fórmula de gestión basada en la estrategia, la acción y la ejecución.

De esta forma, apostaron por un proyecto de cuadro de mando integral, que les permitía detallar, desarrollar y hacer ejecutable su estrategia. La solución no sólo debía ayudarles a definir las líneas estratégicas y el rumbo que quería seguir la compañía sino que además debía aportarles la capacidad de medir mes a mes las distintas áreas de la compañía.

Además, de entre las soluciones propuestas, la de ApeSoft era la que más se ajustaba a las necesidades y realidad de la compañía, puesto que combinaba la consultoría estratégica de definición, con la herramienta que posteriormente permitiría medir el cumplimiento de las líneas estratégicas definidas. “ApeSoft ha contribuido de manera muy significativa a impulsar la implantación de un Plan Estratégico bajo un enfoque metodológico muy sólido y práctico. En este sentido, la valoración global de ApeSoft y su solución CMI ha sido muy positiva”, explica Miriam Molinero, Directora de Desarrollo Estratégico MRW.

En concreto, el CMI se desarrolló en dos fases, por un lado la fase de consultoría estratégica abordada mediante la metodología propia de proyecto de ApeSoft, TimeBox y en una segunda fase mediante la implantación de la solución DataCycle Scorecard, también desarrollada por esta compañía.

DataCycle Scorecard es un sistema que genera cuadros de mando integrales y operativos en formato final Excel, importando, almacenando y calculando indicadores y gestionando objetivos estratégicos, mapas estratégicos, iniciativas (proyectos) y planes de mejora bajo la filosofía de Kaplan y Norton. Su principal misión es ayudar a seguir planes estratégicos cada mes, mediante un ciclo de generación de información, análisis y seguimiento de acciones de mejora.

TimeBox: metodología de proyecto

Para llevar a cabo la implantación del CMI, ApeSoft puso en marcha su metodología de implantación, denominada TimeBox. El TimeBox puesto marcha en MRW contempló distintas fases:

• La primera fase tenía como fin establecer el contexto en el que se iba a desarrollar el cuadro de mando y el alcance que este tendría para posteriormente poner en marcha la implantación.
• En la segunda fase se definieron las líneas estratégicas y se centraron en las metas que había que conseguir con el CMI en lo que respecta a la gestión operativa, gestión de clientes y los procesos de innovación.
• La tercera parte era el propio desarrollo del cuadro de mando. Aquí había que derivar las metas detalladas anteriormente, construir las relaciones causa-efecto entre los distintos conceptos, seleccionar los indicadores, fijar valores a los objetivos y determinar las iniciativas relacionadas con las metas para acabar concluyendo con la definición del Mapa Estratégico.
• La penúltima fase es el proceso de implantación, que abarcó el análisis de las fuentes de datos, el diseño de las capturas de información y la extracción, la parametrización del cuadro de mando, su generación, distribución y automatización.
• Finalmente, en la última parte, se estableció el proceso de uso del CMI y su aplicación de forma continuada.

Y entre las ventajas destacan, fundamentalmente, el alineamiento estratégico entre diferentes áreas del negocio, así como la transversalidad entre departamentos de la compañía. A esto se suma que ha permitido comunicar de una forma clara la estrategia a toda la organización, detectar desviaciones en el Plan Estratégico y corregirlas a través de Planes de mejora que se comparten en las sesiones mensuales de seguimiento de CMI.